Jesteś przedsiębiorcą, który codziennie zajmuje się wystawianiem faktur? Zastanawiasz się, w jaki sposób można ułatwić tradycyjne przygotowywanie tych dokumentów? Dowiedz się, czym jest Krajowy System e-Faktur, dla kogo jest przeznaczony i jak może Ci pomóc.
Krajowy System e-Faktur – Definicja Krajowy System e-Faktur, skrótowo KSeF, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, zamiast tradycyjnej papierowej. Faktury są generowane w formacie XML, zgodnie z ustalonymi wzorcami przez odpowiednie organy. Ministerstwo Finansów wprowadziło ten program informatyczny, aby ułatwić przedsiębiorcom proces wystawiania tych ważnych dokumentów biznesowych oraz zapewnić im korzyści podatkowe.
Ważne daty i zasięg Krajowego Systemu e-Faktur Od stycznia 2022 roku przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Jednakże, zgodnie z ustaleniami projektu, od 1 lipca 2024 roku obowiązek korzystania z tej platformy będzie dotyczył wszystkich aktywnych podatników VAT, a także podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z podatku, począwszy od 2025 roku.
Warto zaznaczyć, że KSeF nie powinno być mylone z platformą elektronicznego fakturowania (PEF), która jest obecnie testowana przez Ministerstwo Finansów i służy wyłącznie do obsługi faktur w relacji z instytucjami budżetowymi. Krajowy System e-Faktur oferuje dodatkowe funkcje, takie jak:
- Przechowywanie faktur.
- Nadawanie unikalnych numerów identyfikacyjnych dokumentom.
- Weryfikację zgodności z ustalonymi wzorcami.
- Analizowanie i kontrolowanie danych faktur.
- Wysyłanie komunikatów związanych z procesem wystawiania i odbierania dokumentów.
Czy warto korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Przedsiębiorcy mogą samodzielnie decydować, czy chcą korzystać z KSeF, dopóki nie stanie się on obowiązkowy. Jednak rząd zachęca do jego wykorzystania, podkreślając wiele korzyści, które wiążą się z jego użytkowaniem. Niektóre z tych zalet to:
- Brak konieczności przechowywania i archiwizowania papierowych faktur.
- Zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu.
- Szybsze rozliczenia i skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku (do 40 dni).
- Zapewnienie pewności interpretacyjnej.
- Automatyzacja procesów księgowania i fakturyzowania.
- Skrócenie czasu rozliczeń.
- Redukcja ryzyka popełnienia błędów w dokumentach.
- Brak konieczności przechowywania faktur papierowych.
Ministerstwo Finansów zamierza zachęcić przedsiębiorców do korzystania z platformy, aby zwiększyć kontrolę nad transakcjami fakturowymi. Jednolity system fakturowania umożliwi fiskusowi dostęp do pełnych informacji dotyczących transakcji, co ułatwi i przyspieszy kontrole związane z podatkiem VAT.
Krajowy System e-Faktur a dokumenty papierowe Chociaż KSeF eliminuje potrzebę przechowywania papierowych faktur dla użytkowników, Ministerstwo Finansów podkreśla, że tradycyjne dokumenty nie znikną całkowicie. Będzie ich mniej, ale wciąż dostępne jako opcja.
Wszystkie faktury w systemie KSeF muszą przyjmować ten sam format, co upraszcza proces księgowania i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów w dokumentach. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na oficjalnej stronie podatki.gov.pl.